Faktura pro neplátce DPH: co musí obsahovat

Živnostník, který není plátcem DPH, vystavuje fakturu jednodušší než plátce, ale ne libovolnou. Pravidla nejsou v zákoně o DPH, protože ten se na neplátce nevztahuje, ale v občanském zákoníku a v zákoně o účetnictví. Shrneme, co na faktuře být musí, co se hodí a co tam naopak nepatří.

Povinné náležitosti

Faktura neplátce je vlastně výzva k zaplacení. Musí být jednoznačná, aby se z ní dalo poznat, kdo, komu, za co a kolik. V praxi to znamená:

• Označení dokladu: stačí slovo „Faktura“, případně „Faktura č. …“
• Číslo faktury: jednoznačné a v souvislé řadě
• Údaje dodavatele: jméno nebo název, adresa, IČO
• Údaje odběratele: jméno nebo název, adresa, IČO (má-li)
• Datum vystavení
• Datum splatnosti: bez něj platí zákonná lhůta
• Popis dodávky: co jste dodali nebo jakou práci odvedli
• Cena: celková částka k úhradě
• Bankovní spojení: číslo účtu, případně variabilní symbol

Podle § 435 občanského zákoníku musí každý podnikatel na obchodních listinách uvádět jméno, sídlo a údaj o zápisu. U živnostníka jde o zápis v živnostenském rejstříku, u firmy o oddíl a vložku v obchodním rejstříku. Právě tenhle údaj lidé nejčastěji vynechávají.

Co na faktuře neplátce nesmí být

Nejdůležitější pravidlo: nikde nesmí být uvedena DPH. Ani nulová sazba, ani rozpad na základ a daň. Neplátce daň nevybírá, takže by uvedení daně bylo zavádějící, a v krajním případě by daň musel odvést, přestože ji neúčtoval.

Místo toho se na fakturu píše prostá věta:

Nejsem plátcem DPH.

Není povinná, ale ušetří vám telefonáty s účetními odběratele.

Číslování a archivace

Číselná řada musí být souvislá a nesmí se opakovat. Nejběžnější tvar je 20260001, tedy rok a pořadové číslo. Kdo vystavuje pár faktur ročně, může začít znovu od jedničky každý rok, jen ať je z čísla poznat, o který rok jde.

Faktury je potřeba uchovávat 10 let. U neplátce vyplývá lhůta z povinnosti prokázat příjmy při případné kontrole. Stačí PDF na disku, papír není nutný. Pro archivaci se hodí soubory zmenšit, aby zabíraly rozumné místo; na to je komprese PDF.

Splatnost a co dělat, když nikdo neplatí

Když na faktuře splatnost neuvedete, platí podle zákona 30 dní od doručení. Doporučená lhůta u nových odběratelů je 14 dní. Kratší lhůta zvyšuje šanci, že se faktura nezasekne v cizím schvalovacím kolečku.

Po splatnosti máte nárok na úrok z prodlení podle nařízení vlády, i když si ho na faktuře nesjednáte. K tomu můžete uplatnit paušální náhradu nákladů spojených s vymáháním. Než pošlete upomínku, ověřte si, že faktura vůbec dorazila správné osobě, víc než polovina „neplatičů“ jsou ve skutečnosti ztracené e-maily.

Jak si fakturu vystavit

V generátoru faktur vyplníte údaje a stáhnete hotové PDF. Nástroj hlídá povinné náležitosti a podle přepínače „jsem plátce DPH“ mění, co se na doklad tiskne. Neplátci žádnou daň nevyplní, ani omylem.

Do faktury se automaticky vloží QR platba, takže odběratel nemusí přepisovat číslo účtu. Zkušenost z praxe říká, že faktura s QR kódem se platí o několik dní dřív.

Údaje dodavatele si můžete uložit jako předvolbu a při další faktuře je jen načíst.

Časté otázky

Musím mít razítko a podpis?

Nemusíte. Faktura je platná i bez nich. U elektronické faktury se podpis nevyžaduje vůbec, u papírové ho odběratelé někdy chtějí ze zvyku.

Můžu fakturovat bez IČO?

Podnikat bez živnostenského oprávnění nelze, takže IČO mít budete. Výjimkou jsou příležitostné příjmy podle § 10 zákona o daních z příjmů, kde se ale nevystavuje faktura, nýbrž běžná smlouva nebo doklad o zaplacení.

Jak dlouho musím faktury uchovávat?

Deset let. Plátci DPH mají stejnou lhůtu podle zákona o DPH, neplátci ji odvozují z povinnosti prokázat příjmy.

Co když se v čísle faktury spletu?

Opravu řešte dobropisem nebo opravnou fakturou. Vystavenou fakturu nemažte a číslo nepoužívejte znovu. Mezera v řadě je při kontrole podezřelejší než opravný doklad.

Kdy se z neplátce stane plátce?

Po překročení obratu 2 000 000 Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců. Registraci je nutné podat do 15 dnů po skončení měsíce, ve kterém byl obrat překročen. Od té chvíle se faktury vystavují už se sazbou DPH.